Datenschutzerklärung

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten (nachfolgend auch „Daten“ genannt) im Rahmen unserer Leistungen zur Erstellung Ihrer Steuererklärung verarbeiten. Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse. Hinsichtlich der weiteren nachfolgend verwendeten Begriffe, wie bspw. „Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“, verweisen wir auf die weiteren Begriffsbestimmungen in Art. 4 DSGVO.

Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Tax Ventures Steuerberatungsgesellschaft mbH
Hohenfriedbergstraße 4
10829 Berlin
info@taxventures.de

II. Ansprechpartner

Sie erreichen uns zu allen Fragen zu dieser Datenschutzerklärung und zur Verarbeitung Ihrer Daten unter

info@taxventures.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung erteilt haben. Eine Ausnahme gilt lediglich in Fällen, in denen eine Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften aufgrund unserer berechtigten Interessen gestattet ist. Über diese Fälle werden wir Sie gesondert informieren.

2. Art der verarbeiteten Daten

Wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir im Rahmen unserer Tätigkeit insbesondere folgende personenbezogenen Daten:

Stammdaten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse),
Steuerdaten (z.B. Familienstand, Beschäftigung, Religionszugehörigkeit, Beruf, Arbeitgeber, Daten der Lohnsteuerbescheinigung oder der letzten Gehaltsabrechnung, Zweitwohnsitz, zuständiges Finanzamt, Steueridentifikationsnummer, verschiedene Aufwendungen, Einkünfte aus Kapitalvermögen und sonstigen Quellen, Versicherungen, Krankheitskosten, Behinderungen, persönliche Daten der im Haushalt lebenden Personen, Spenden, Kirchensteuer, haushaltsnahe Aufwendungen oder Unterhaltsleistungen an Dritte sowie steuerlichen Verlustvorträge. Solche steuerrelevanten Informationen können auch besonders „sensible personenbezogene Daten“ beinhalten, wie Daten zu Ihrer Gesundheit, etwaige Pflegeaufwendungen, Angaben über die Konfession im Hinblick auf die gezahlte Kirchensteuer oder Angaben über eine Gewerkschaftszugehörigkeit.),
Beratungs- und Tätigkeitsdaten (z.B. Inhalte von Anfragen, Beratungsdokumentation, Dokumente, Aktennotizen, rechtliche und speziell steuerrechtliche Einschätzungen, Leistungsnachweise, Abrechnungen sowie weitere Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Auftragsverhältnisses notwendig sind),
Weitere auftragsbezogene Daten (z.B. Verträge, Kommunikation, Buchungsbelege, Beweismittel, Rechnungen, Leistungs-, Vergütungs- und Haftungsdaten sowie Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Auftragsverhältnisses mitteilen).

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen benötigen, dienen Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungen, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Ihre oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person eine Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung unserer oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten dieses Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4. Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre von uns verarbeiteten Daten werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald der Zweck für Ihre Verarbeitung erreicht oder entfallen ist oder Sie Ihre zur Verarbeitung erforderliche Einwilligung widerrufen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt. Eine Speicherung über diesen Zeitpunkt hinaus kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, geregelt wurde. Das ist etwa der Fall, wenn die Daten aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person erforderlich ist.

Sofern unsere Datenschutzhinweise weitere Angaben zu der Aufbewahrung und Löschung von Daten beinhalten, gelten diese vorrangig für die jeweiligen Verarbeitungen.

IV. Wie wir Ihre Daten im Einzelnen verarbeiten

Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben sämtliche Verarbeitungen, die im Rahmen der über die Plattform angebotenen Leistungen in Betracht kommen. Welche davon tatsächlich stattfinden, richtet sich nach der von Ihnen im Einzelfall gewählten und mit der Kanzlei vereinbarten Leistung.

1. Identifizierung und Prüfung nach dem Geldwäschegesetz

Wir unterliegen als Berufsausübungsgesellschaft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Geldwäschegesetz (GwG) den Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GwG). Die Erstellung der Steuererklärung erfordert aus gesetzlichen Gründen insbesondere Ihre eindeutige Identifizierung als Steuerpflichtigem. Wir sind zudem u.a. verpflichtet, Informationen abzufragen zu Ihrer Identität, zu den wirtschaftlich Berechtigten, zu Zweck und Art der Geschäftsbeziehung und durchgeführten Transaktionen, sowie zum Geldwäscherisiko.

Zur Überprüfung der geldwäscherechtlichen Zuverlässigkeit überprüfen und speichern wir Angaben zur Identität (wie Vornamen, Nachnamen, Geburtsort, Geburtstag, Anschriften, Staatsangehörigkeit) sowie zu den Identitätsdokumenten (z.B. Personalausweis oder Reisepass mit Meldebescheinigung) zur eindeutigen Identifizierung sowie als Nachweis der Identität. Zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem Geldwäschegesetz nach § 8 Abs. 2 S. 1 GwG speichern wir eine Kopie eines Ihrer amtlichen Ausweisdokumente.

Die Identifizierung nach §§ 10, 11 GwG sowie das anschließende Screening auf erhöhte Risiken für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung führt die Taxfix SE im Wege der vertraglichen Auslagerung nach § 17 Abs. 5 GwG für uns durch. Wir bleiben insoweit geldwäscherechtlich Verpflichtete; die Maßnahmen werden uns als eigene zugerechnet. Taxfix bedient sich hierfür des Anbieters Veriff OÜ („Veriff“), Niine 11, Tallinn 10414, Estland, der insoweit als Auftragsverarbeiter von Taxfix tätig wird. Die zu Ihrer Identität erhobenen Daten werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von mindestens fünf Jahren (§ 8 GwG) aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des GwG.

Die Identitätsangaben werden i.Ü. durch Taxfix verwendet, um Sie auf erhöhte Risiken hinsichtlich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu überprüfen (Abgleich der Daten mit einschlägigen Sanktionslisten der EU, USA und Interpol, Listen “politisch exponierter Persönlichkeiten”, behördlichen Veröffentlichungen über aufsichtsrechtliche Maßnahmen oder strafrechtlichen Sanktionen gegen eine Person).

2. Abruf Ihrer Steuerdaten (Steuer-Abruf)

Ihre Steuererklärung kann mit bestimmten Informationen vorbefüllt werden, die den Steuerbehörden elektronisch gemeldet und dort gespeichert werden – insbesondere von Ihrem Arbeitgeber, den Sozialversicherungsträgern, Versicherungen und der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) („Pre-Fill-Daten“). Auf Grundlage der von Ihnen erteilten Vollmacht rufen wir die Sie betreffenden Pre-Fill-Daten ab dem Zeitpunkt unserer Beauftragung über die Vollmachtsdatenbank (VDB) und die Schnittstellen der Finanzverwaltung (ELSTER) über eine gesicherte Internetverbindung (SSL/HTTPS) ab. Weitere Informationen zu den Sicherheits- und Verschlüsselungsmethoden von ELSTER finden Sie hier. Sobald wir Ihre Pre-Fill-Daten über ELSTER erhalten haben, speichern wir diese auf unseren Servern und verwenden sie zur Vorbereitung Ihrer Steuererklärung. Hierbei bedienen wir uns der technischen Unterstützung der Taxfix SE, Köpenicker Str. 122, 10179 Berlin (im Folgenden „Taxfix“).

Damit wir den Belegabruf über unseren Steuer-Abruf für Sie vornehmen können, müssen Sie uns ausdrücklich autorisieren.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Pre-Fill-Daten sind Art. 6 (1) lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 (1) lit. a, Art. 9 (2) lit. a) DSGVO (Einwilligung) für die Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. zu religiösen Überzeugungen), die in Ihren Pre-Fill-Daten enthalten sein können.

3. Erstellung Ihrer Steuererklärung

Sie haben im Rahmen Ihres Taxfix-Kontos die Möglichkeit, durch entsprechenden Klick zu bestätigen, dass Sie an der Erstellung der Steuererklärung durch uns interessiert sind. Sofern Sie auf diesem Wege Ihr Interesse bestätigen, werden wir Ihnen über die Taxfix App Fragen zu Ihrer persönlichen Situation stellen, auf Grundlage derer Sie eine Liste von Dokumenten erhalten, die wir benötigen, um ihre Steuererklärung zu erstellen. Mithilfe der Fragen und Dokumente werden u.a. die oben beschriebenen Steuerdaten erhoben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Sofern Ihre Angaben sensible personenbezogene Daten umfassen, ist die diesbezügliche Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung, die wir in diesem Fall gesondert einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Soweit zwischen uns ein Auftragsverhältnis zustande kommt, beauftragen Sie uns damit, dass wir sämtliche Ihrer in der Taxfix App zur Verfügung stehenden Steuerdaten zur Erstellung Ihrer Steuererklärung nutzen und den finalen Entwurf der Steuererklärung an Taxfix übermitteln, um die Steuererklärung direkt in ihrem Taxfix-Nutzerkonto zur Verfügung zu stellen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Sobald Sie die Steuererklärung freigegeben haben, reicht Taxfix die Steuererklärung über eine Schnittstelle zur ELSTER-Software bei der für Sie zuständigen Finanzbehörde ein. Einzelheiten hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Taxfix https://taxfix.de/datenschutz/. Ihre diesbezüglichen Anfragen können Sie an privacy@taxfix.de richten. Die Rechtsgrundlage für die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung Ihrer Steuerdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Weitergehende Informationen über die Datenverarbeitung mittels der Software ELSTER der Finanzbehörden finden Sie in der von diesen zur Verfügung gestellten Broschüre hier.

Ihre Steuerdaten werden von uns auch gespeichert, um Ihre Steuererklärung für das nächste Jahr weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen zur Abgabe Ihrer Steuererklärung (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG, § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO) speichern wir Ihre Steuerdaten nach der Übermittlung an das Finanzamt zudem vollständig verschlüsselt in unserer Datenbank für eine Dauer von 10 Jahren. Anschließend werden die Daten vollständig anonymisiert.

4. Beratung per Videoanruf

Sie haben im Rahmen Ihres Taxfix-Kontos die Möglichkeit, durch entsprechenden Klick zu bestätigen, dass Sie an einer Beratung per Videoanruf durch uns interessiert sind. Sofern Sie auf diesem Wege Ihr Interesse bestätigen, werden wir Ihnen über die Taxfix App die Möglichkeit geben, vorab Angaben zu machen und Fragen zu stellen, um uns auf die telefonische Beratung vorzubereiten. Diese Fragen und Angaben können die oben beschriebenen Steuerdaten enthalten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Sofern Ihre Angaben sensible personenbezogene Daten umfassen, ist die diesbezügliche Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung, die wir in diesem Fall gesondert einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Soweit zwischen uns ein Auftragsverhältnis zustande kommt, beauftragen Sie uns damit, dass wir sämtliche Ihrer etwaigen in der Taxfix App zur Verfügung stehenden Steuerdaten für die telefonische Beratung nutzen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Wird nach Abschluss der Beratung per Videoanruf ein finaler Bericht erstellt, wird dieser an Taxfix übermittelt, sodass Sie die Möglichkeit haben, den finalen Bericht in der Taxfix App (hilfsweise erfolgt die Übermittlung des Berichts an Sie per E-Mail) abzurufen. Insofern wir weitere Fragen im Nachgang der Beratung beantworten sollten, werden wir Ihnen diese über die Taxfix App (hilfsweise erfolgt die Übermittlung des Berichts an Sie per E-Mail) oder per Anruf zugänglich machen. Die Rechtsgrundlage für die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung Ihrer Steuerdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Durchführung des Vertrags, Einwilligung).

Weitergehende Informationen über die Datenverarbeitung innerhalb der Taxfix App finden Sie in der Datenschutzerklärung von Taxfix. Ihre diesbezüglichen Anfragen können Sie an privacy@taxfix.de richten.

5. Expert-Abo (laufende steuerliche Betreuung)

Im Rahmen des Expert-Abos betreuen wir Sie fortlaufend im Rahmen eines Dauermandats. Wir verarbeiten Ihre Steuerdaten, um Einkommensteuererklärungen vorzubereiten und zu erstellen sowie um Ihre steuerlichen Fragen laufend über den Experten-Chat der Taxfix-Plattform zu beantworten. Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihre Stamm- und Steuerdaten, die von Ihnen bereitgestellten Dokumente, Ihre Chat-Eingaben, den Chatverlauf sowie die von uns erstellten Antworten und Beratungsinhalte. Chat-Protokolle stellen Beratungsdokumentation dar und unterliegen den berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für sensible personenbezogene Daten Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Die im Rahmen des Abos erstellte Einkommensteuererklärung wird nach Ihrer Freigabe über Taxfix an die Finanzverwaltung übermittelt (siehe oben). Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 66 StBerG, § 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG, § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO) speichern wir die abobezogenen Daten für zehn Jahre nach Beendigung des Auftragsverhältnisses vollständig verschlüsselt in unserer Datenbank.

Soweit wir im Experten-Chat oder in Assistenzfunktionen KI-gestützte Funktionen zur Vorbereitung oder Unterstützung unserer Antworten einsetzen, dient dies ausschließlich der Erbringung der beauftragten Leistung; ein Training von KI-Modellen mit Ihren personenbezogenen Daten findet nicht statt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden; die steuerliche Betreuung und Verantwortung verbleibt stets bei der Kanzlei.

6. Finanzamt-Hilfe

Sie haben im Rahmen Ihres Taxfix-Kontos die Möglichkeit, den Service Finanzamt-Hilfe in Anspruch zu nehmen. Im Rahmen des Services Finanzamt-Hilfe verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:

Zur Durchführung der Bescheidprüfung erhalten wir über die Taxfix-Plattform den von Ihnen hochgeladenen Steuerbescheid sowie die zugehörigen Steuerdaten. Wir vergleichen den Bescheid mit der eingereichten Steuererklärung und erstellen ggf. einen Einspruchsentwurf. Hierfür verarbeiten wir insbesondere: Ihre Stammdaten (Name, Anschrift, Steueridentifikationsnummer), Ihre Steuerdaten, Ihren Steuerbescheid (einschließlich Nebenbestimmungen und Erläuterungen) sowie Schreiben Ihres Finanzamts. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für sensible personenbezogene Daten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Im Rahmen des Experten-Chats beantworten wir Ihre steuerlichen Fragen über die Chat-Funktion der Taxfix-Plattform. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen im Chat eingegebenen Daten (einschließlich etwaiger steuerlicher Informationen), den Chatverlauf sowie die von uns erstellten Antworten und Beratungsinhalte. Chat-Protokolle stellen Beratungsdokumentation dar und unterliegen den berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für sensible personenbezogene Daten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Entsprechend Ihrer Weisung und auf Grundlage Ihrer Schweigepflichtentbindungserklärung übermitteln wir die Ergebnisse der Bescheidprüfung, Einspruchsentwürfe, Erläuterungen behördlicher Schreiben und Experten-Chat-Inhalte an Taxfix, damit diese Ihnen in der Taxfix-App zur Verfügung gestellt werden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit Ihrer Schweigepflichtentbindung gemäß § 203 StGB.

Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 66 StBerG, § 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG, § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO) speichern wir Ihre Finanzamt-Hilfe bezogenen Daten für eine Dauer von 10 Jahren nach Beendigung des Auftragsverhältnisses vollständig verschlüsselt in unserer Datenbank.

V. Weitergabe Ihrer Daten

Die Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in Ihrem Auftrag oder mit Ihrem Einverständnis. Im Rahmen des Auftragsverhältnisses geben wir Ihre Daten beispielsweise weiter an Finanzbehörden und Gerichte. Sofern Sie uns damit beauftragen, geben wir Ihre Daten auch an Taxfix weiter, damit Sie Ihre Steuererklärung in der Taxfix App fertigstellen bzw. an die Finanzbehörden übermitteln können.

Taxfix wird dabei teils als unser Auftragsverarbeiter tätig (z. B. technische Unterstützung sowie Speicherung der über die Plattform ausgetauschten Daten in unserem Auftrag und Namen des Mandanten), teils als eigene Verantwortliche (Betrieb der Plattform). Für die Verarbeitung in eigener Verantwortung von Taxfix gelten die Datenschutzhinweise von Taxfix.

Zudem nutzen wir Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Customer Support-Anbieter, Druckdienstleister), deren Dienstleistungen wir nur nutzen, soweit diese als mitwirkende Person auf die Wahrung unserer Berufsgeheimnisse gem. § 203 Abs. 3 Strafgesetzbuch verpflichtet sind und die berufsrechtlichen Vorgaben, denen wir unterliegen, gewahrt bleiben.

Eine Weitergabe kann zudem aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, beispielsweise zur Meldung von Verdachtsfällen nach dem Geldwäschegesetz, an die zuständige Behörde erfolgen. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 43 GwG.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Auftragsverhältnisses erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich erlaubt ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen mit dem Datenempfänger (sogenannte Standarddatenschutzklauseln). Wir übermitteln Ihre Daten ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

VI. Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Je nach Umfang unserer Beauftragung kann ein Widerruf jedoch dazu führen, dass Sie nicht mehr sämtliche unserer Dienstleistungen nutzen können oder wir gehindert sind, Ihre Steuererklärung fertigzustellen.

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen erfolgt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@taxventures.de

Sie haben die Möglichkeit, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Eine Liste der zuständigen Behörden finden Sie hier.

VII. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen oder andere Umstände dies erforderlich machen. Sollten die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits erfordern, werden wir Sie darüber gesondert informieren (z.B. Einwilligung).

Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung auf Adressen und Kontaktdaten anderer Unternehmen oder Organisationen Bezug nehmen, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Version 2.0 / Juli 2026

Privacy Policy

With the following Privacy Policy, we would like to inform you how we process your personal data (hereinafter also referred to as “Data”) in the course of our services for the preparation of your tax return. Personal data within the meaning of Art. 4 of the EU General Data Protection Regulation (“GDPR”) is all data that can be related to you personally, e.g. your name, your address or your e-mail address. With regard to the further terms used below, such as “controller” or “processor”, we refer to the definitions in Art. 4 GDPR.

The terms used in this Privacy Policy are not gender-specific.

I. Name and address of the controller

The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation and other data protection provisions is:

Tax Ventures Steuerberatungsgesellschaft mbH
Hohenfriedbergstraße 4
10829 Berlin
info@taxventures.de

II. Contact

For all questions regarding this Privacy Policy and the processing of your data, you can reach us at

info@taxventures.de

III. General information on data processing

1. Scope of the processing of personal data

We generally process your personal data only insofar as this is necessary to provide our services or you have given us your consent to the processing. An exception applies only in cases where the processing of the data is permitted by statutory provisions on the basis of our legitimate interests. We will inform you separately about such cases.

2. Type of data processed

When you engage us, we process in particular the following personal data in the course of our activities:

Master data (e.g. name, address, contact information such as e-mail, telephone number and internet address),
Tax data (e.g. marital status, employment, religious affiliation, occupation, employer, data from the wage tax statement or the most recent payslip, secondary residence, competent tax office, tax identification number, various expenses, income from capital assets and other sources, insurance, medical expenses, disabilities, personal data of persons living in the household, donations, church tax, household-related expenses or maintenance payments to third parties, as well as tax loss carryforwards. Such tax-relevant information may also include special “sensitive personal data”, such as data on your health, any care expenses, information about your religious denomination with regard to the church tax paid, or information about trade union membership.),
Advisory and activity data (e.g. contents of inquiries, advisory documentation, documents, file notes, legal and specifically tax-law assessments, proof of performance, statements of account, as well as further information necessary for asserting and defending your rights within the engagement),
Other engagement-related data (e.g. contracts, communications, booking receipts, evidence, invoices, service, remuneration and liability data, as well as data that you voluntarily provide to us within the engagement).

3. Legal basis for the processing of personal data

Insofar as we obtain your consent for the processing of personal data, Art. 6(1)(a) GDPR serves as the legal basis.

For the processing of personal data that we require in order to perform a contract with you, Art. 6(1)(b) and Art. 9(2)(a) GDPR serve as the legal basis. This also applies to processing operations that are necessary to carry out pre-contractual measures.

Insofar as the processing of personal data is necessary to fulfil a legal obligation to which we are subject, Art. 6(1)(c) GDPR serves as the legal basis.

In the unlikely event that your vital interests or those of another person make it necessary to process your data, Art. 6(1)(d) GDPR serves as the legal basis.

If the processing is necessary to safeguard our legitimate interests or those of a third party, and your interests, fundamental rights and freedoms do not override this interest, Art. 6(1)(f) GDPR serves as the legal basis for the processing.

4. Deletion of data and storage period

The data we process is deleted in accordance with the statutory requirements as soon as the purpose of its processing has been achieved or ceases to apply, or you revoke the consent required for the processing. Insofar as the data is not deleted because it is required for other legally permissible purposes, its processing is restricted to those purposes. Storage beyond this point may also take place where this has been provided for by the European or national legislator in regulations, laws or other provisions to which we are subject. This is the case, for example, where the data must be retained for commercial-law or tax-law reasons, or where its storage is necessary for the assertion, exercise or defence of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person.

Insofar as our privacy notices contain further information on the retention and deletion of data, that information takes precedence for the respective processing operations.

IV. How we process your data in detail

The following sections describe all processing operations that may occur in connection with the services offered via the platform. Which of these actually take place depends on the service selected by you in the individual case and agreed with the Firm.

1. Identification and verification under the Anti-Money Laundering Act

As a professional practice company within the meaning of Section 2(1) no. 10 of the German Anti-Money Laundering Act (GwG), we are subject to the requirements of the Anti-Money Laundering Act (GwG). The preparation of the tax return requires, for legal reasons, in particular your unambiguous identification as a taxpayer. We are also obliged, among other things, to obtain information on your identity, on the beneficial owners, on the purpose and nature of the business relationship and the transactions carried out, and on the money laundering risk.

To verify reliability under anti-money laundering law, we check and store information on your identity (such as first names, surnames, place of birth, date of birth, addresses, nationality) and on your identity documents (e.g. identity card or passport with a registration certificate) for unambiguous identification and as proof of identity. To fulfil our obligations under the Anti-Money Laundering Act pursuant to Section 8(2) sentence 1 GwG, we store a copy of one of your official identity documents.

The identification pursuant to Sections 10 and 11 GwG and the subsequent screening for increased risks of money laundering or terrorist financing are carried out for us by Taxfix SE by way of contractual outsourcing pursuant to Section 17(5) GwG. We remain the party obliged under anti-money laundering law in this respect; the measures are attributed to us as our own. For this purpose, Taxfix uses the provider Veriff OÜ (“Veriff”), Niine 11, Tallinn 10414, Estonia, which acts as a processor of Taxfix in this respect. The data collected on your identity is retained for the statutorily prescribed period of at least five years (Section 8 GwG). The legal basis is Art. 6(1)(c) GDPR in conjunction with the provisions of the GwG.

The identity information is, moreover, used by Taxfix to check you for increased risks of money laundering or terrorist financing (comparison of the data with relevant sanctions lists of the EU, the USA and Interpol, lists of “politically exposed persons”, and official publications on regulatory measures or criminal sanctions against a person).

2. Retrieval of your tax data (tax data retrieval)

Your tax return can be pre-filled with certain information that is electronically reported to and stored by the tax authorities – in particular by your employer, the social security institutions, insurers and the German Central Allowance Office for Retirement Assets (ZfA) („Pre-Fill Data“). On the basis of the power of attorney granted by you, we retrieve the Pre-Fill Data concerning you, from the time of our engagement, via the power-of-attorney database (Vollmachtsdatenbank – VDB) and the interfaces of the tax administration (ELSTER) over a secure internet connection (SSL/HTTPS). Further information on the security and encryption methods of ELSTER can be found here. Once we have received your Pre-Fill Data via ELSTER, we store it on our servers and use it to prepare your tax return. In doing so, we use the technical support of Taxfix SE, Köpenicker Str. 122, 10179 Berlin (hereinafter „Taxfix“).

In order for us to carry out the retrieval of records via our tax data retrieval for you, you must expressly authorise us.

The legal bases for the processing of your pre-fill data are Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the contract) as well as Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (consent) for the processing of your sensitive personal data (e.g. relating to religious beliefs) that may be contained in your pre-fill data.

3. Preparation of your tax return

Within your Taxfix account, you have the option of confirming, by clicking accordingly, that you are interested in having your tax return prepared by us. If you confirm your interest in this way, we will ask you questions about your personal situation via the Taxfix app, on the basis of which you will receive a list of documents that we need in order to prepare your tax return. With the help of the questions and documents, the tax data described above is collected, among other things. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of pre-contractual measures). Insofar as your information includes sensitive personal data, the relevant legal basis is your consent, which we obtain separately in this case (Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR).

Insofar as an engagement is established between us, you instruct us to use all of your tax data available in the Taxfix app to prepare your tax return and to transmit the final draft of the tax return to Taxfix in order to make the tax return available directly in your Taxfix user account. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract; consent).

Once you have approved the tax return, Taxfix files the tax return with the tax authority competent for you via an interface to the ELSTER software. You can find details on this in Taxfix’s privacy policy https://taxfix.de/datenschutz/. You can send any related inquiries to privacy@taxfix.de. The legal basis for the processing of your tax data described in this section is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract; consent).

Further information on data processing via the tax authorities’ ELSTER software can be found in the brochure they provide here.

We also store your tax data in order to further optimise and simplify your tax return for the following year. Taking into account the statutory deadlines for filing your tax return (Section 46(2) no. 8 EStG, Section 169(2) no. 2 AO), we also store your tax data, after transmission to the tax office, in fully encrypted form in our database for a period of 10 years. The data is then fully anonymised.

4. Consultation by video call

Within your Taxfix account, you have the option of confirming, by clicking accordingly, that you are interested in a consultation by video call with us. If you confirm your interest in this way, we will give you the opportunity via the Taxfix app to provide information and ask questions in advance so that we can prepare for the telephone consultation. These questions and information may contain the tax data described above. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of pre-contractual measures). Insofar as your information includes sensitive personal data, the relevant legal basis is your consent, which we obtain separately in this case (Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR).

Insofar as an engagement is established between us, you instruct us to use all of your tax data, if any, available in the Taxfix app for the telephone consultation. The legal basis for the processing of this information is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract; consent).

If a final report is prepared after the video-call consultation, it is transmitted to Taxfix so that you have the option of accessing the final report in the Taxfix app (alternatively, the report is transmitted to you by e-mail). Insofar as we are to answer further questions following the consultation, we will make these available to you via the Taxfix app (alternatively, the report is transmitted to you by e-mail) or by telephone. The legal basis for the processing of your tax data described in this section is Art. 6(1)(b), Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (performance of the contract; consent).

Further information on data processing within the Taxfix app can be found in Taxfix’s privacy policy. You can send any related inquiries to privacy@taxfix.de.

5. Expert Subscription (ongoing tax support)

Under the Expert Subscription, we support you on an ongoing basis within the framework of a continuing mandate. We process your tax data in order to prepare and produce income tax returns and to answer your tax questions on an ongoing basis via the Expert Chat of the Taxfix platform. In doing so, we process in particular your master and tax data, the documents you provide, your chat entries, the chat history and the answers and advisory content we produce. Chat logs constitute advisory documentation and are subject to the professional retention obligations. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the contract); for sensitive personal data, Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (consent).

The income tax return prepared under the subscription is transmitted to the tax administration via Taxfix after your approval (see above). Taking into account the statutory retention obligations (Section 66 StBerG, Section 46(2) no. 8 EStG, Section 169(2) no. 2 AO), we store the subscription-related data for ten years after the end of the engagement in fully encrypted form in our database.

Insofar as we use AI-supported functions in the Expert Chat or in assistance features to prepare or support our answers, this serves exclusively to provide the engaged service; no training of AI models with your personal data takes place. This does not involve any solely automated decision within the meaning of Art. 22 GDPR; the tax support and responsibility always remain with the Firm.

6. Tax Office Assistance

Within your Taxfix account, you have the option of using the Tax Office Assistance service. Within the Tax Office Assistance service, we process your personal data as follows:

To carry out the assessment notice review, we receive the tax assessment notice uploaded by you and the associated tax data via the Taxfix platform. We compare the notice with the tax return submitted and, where applicable, prepare a draft objection. For this purpose, we process in particular: your master data (name, address, tax identification number), your tax data, your tax assessment notice (including ancillary provisions and explanations) and letters from your tax office. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the contract). For sensitive personal data, the legal basis is Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (consent).

Within the Expert Chat, we answer your tax questions via the chat function of the Taxfix platform. In doing so, we process the data you enter in the chat (including any tax information), the chat history and the answers and advisory content we produce. Chat logs constitute advisory documentation and are subject to the professional retention obligations. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the contract). For sensitive personal data, Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR applies (consent).

In accordance with your instructions and on the basis of your release from the duty of confidentiality, we transmit the results of the assessment notice review, draft objections, explanations of official letters and Expert Chat content to Taxfix so that these are made available to you in the Taxfix app. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the contract) in conjunction with your release from the duty of confidentiality pursuant to Section 203 of the German Criminal Code (StGB).

Taking into account the statutory retention obligations (Section 66 StBerG, Section 46(2) no. 8 EStG, Section 169(2) no. 2 AO), we store your Tax Office Assistance-related data for a period of 10 years after the end of the engagement in fully encrypted form in our database.

V. Disclosure of your data

The transmission of your data to third parties only takes place on your instructions or with your consent. Within the engagement, we disclose your data, for example, to tax authorities and courts. If you instruct us to do so, we also disclose your data to Taxfix so that you can complete your tax return in the Taxfix app or transmit it to the tax authorities.

Taxfix acts partly as our processor (e.g. technical support and storage of the data exchanged via the platform on our behalf and in the name of the client), and partly as a controller in its own right (operation of the platform). Taxfix’s privacy notices apply to processing carried out under Taxfix’s own responsibility.

We also use processors (e.g. data centres, IT service providers, customer support providers, printing service providers), whose services we use only insofar as they are obliged, as contributing persons, to safeguard our professional secrets pursuant to Section 203(3) of the German Criminal Code, and the professional requirements to which we are subject remain safeguarded.

Data may also be disclosed to the competent authority on the basis of statutory provisions, for example to report suspected cases under the Anti-Money Laundering Act. In this respect, the legal basis for disclosure is Art. 6(1) sentence 1(c) GDPR in conjunction with Section 43 GwG.

A transfer of data to third countries (countries outside the European Economic Area – EEA) only takes place insofar as this is necessary to carry out the engagement, you have given us your consent, or this is otherwise permitted by law. In such a case, we take measures to ensure the protection of your data, for example through contractual arrangements with the data recipient (so-called standard data protection clauses). We transmit your data exclusively to recipients that ensure the protection of your data in accordance with the GDPR provisions for transfers to third countries (Art. 44 to 49 GDPR).

VI. Your data protection rights

As a data subject, you have the right to access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16 GDPR), erasure (Art. 17 GDPR) and restriction of processing (Art. 18 GDPR) of your personal data, as well as the right to data portability (Art. 20 GDPR). You also have the right to revoke consent you have given at any time with effect for the future. Depending on the scope of our engagement, however, a revocation may result in you no longer being able to use all of our services or in us being prevented from completing your tax return.

You have the right to object to the processing of your personal data if the processing is based on our legitimate interests.

To exercise your rights, please contact info@taxventures.de

You have the option of lodging a complaint about the processing of your personal data with the competent supervisory authority. You can find a list of the competent authorities here.

VII. Updates to this Privacy Policy

We ask you to inform yourself regularly about the content of our Privacy Policy. We reserve the right to amend this Privacy Policy as soon as changes to the data processing we carry out or other circumstances make this necessary. Should the changes require an action on your part, we will inform you separately (e.g. consent).

Insofar as we refer in this Privacy Policy to addresses and contact details of other companies or organisations, please note that these addresses may change over time, and we ask you to check the details before making contact.

Version 2.0 / July 2026